Jeżeli prowadzisz własny biznes, prawdopodobnie znasz ten schemat.

Tworzysz produkty.

Odpisujesz klientkom.

Prowadzisz Instagram.

Piszesz newsletter.

Wystawiasz faktury.

Pilnujesz strony internetowej.

Ogarniesz sprzedaż.

Robisz marketing.

Pakujesz zamówienia.

A kiedy ktoś mówi:

„Może coś delegujesz?”

myślisz:

„Ale co ja właściwie mam delegować? Przecież nikt nie zrobi tego tak dobrze jak ja.”

I właśnie tutaj zaczyna się problem.

Bo bardzo łatwo zostać w swoim biznesie Zosią Samosią, która wszystko potrafi, wszystko kontroluje i wszystko robi sama.

Tylko że taki model ma swoją cenę.

I nie chodzi wyłącznie o zmęczenie.

Chodzi również o tempo rozwoju firmy.

Czy naprawdę musisz robić wszystko sama?

Podczas Handmade Business Summit 2023 Anna Papiernik pokazała delegowanie z perspektywy właścicielki małej firmy.

Jej punkt wyjścia jest bardzo prosty:

w każdym biznesie są zadania, które może wykonać ktoś inny.

Nie oznacza to jednak, że masz jutro zatrudnić pięć osób i oddać im połowę firmy.

Wręcz przeciwnie.

Delegowania trzeba się nauczyć.

A pierwszy krok to zrozumienie, co właściwie robisz w swoim biznesie.

Właścicielka firmy pełni więcej niż jedną rolę

Anna odwołuje się do koncepcji Michaela Gerbera i trzech ról przedsiębiorcy:

właściciela biznesu,
menedżera,
specjalisty.

Właścicielka patrzy w przyszłość.

Zastanawia się:

Dokąd chcę doprowadzić firmę?

Menedżer pilnuje planu, organizacji i realizacji.

Specjalista natomiast chce po prostu wykonywać swoją pracę.

I tutaj pojawia się problem rękodzielniczki.

Bo w praktyce możesz być jednocześnie specjalistką od:

tworzenia produktów,
marketingu,
sprzedaży,
księgowości,
obsługi klienta,
strony internetowej,
social media,
newslettera.

Czy naprawdę musisz być specjalistką we wszystkich tych dziedzinach?

Nie.

Najpierw wypisz wszystko, co robisz

To jedno z najbardziej praktycznych ćwiczeń z wystąpienia Anny.

Weź kartkę.

Albo dokument.

I spróbuj odtworzyć swój typowy tydzień.

Wypisz wszystkie zadania, które wykonujesz.

Nie tylko te związane z produktem.

Również:

pisanie postów,
przygotowywanie newslettera,
odpowiadanie na wiadomości,
wystawianie faktur,
prowadzenie strony,
zamówienia,
obsługę klientek,
przygotowywanie grafik,
sprzedaż,
administrację.

Nie oceniaj ich jeszcze.

Po prostu je wypisz.

Dopiero potem zacznij analizować.

Które zadania delegować jako pierwsze?

Anna proponuje bardzo proste ćwiczenie z trzema kolorami.

Kolor pierwszy

Zaznacz zadania, które są poza Twoją specjalizacją.

Czyli takie, w których musisz poświęcać czas na uczenie się czegoś, co nie jest Twoim głównym obszarem.

Kolor drugi

Zaznacz zadania, których nie lubisz robić.

Bo jeżeli czegoś nie znosisz, bardzo łatwo zaczynasz to odkładać.

A wtedy pojawiają się:

zaległości,
stres,
gaszenie pożarów,
praca na ostatnią chwilę.

Kolor trzeci

Zaznacz zadania, które zajmują Ci najwięcej czasu w ciągu tygodnia.

I teraz najważniejsze:

Zadania oznaczone wszystkimi trzema kolorami są najlepszymi kandydatami do delegowania.

Nie musisz oddawać wszystkiego.

Zacznij właśnie od nich.

„Nikt nie zrobi tego tak dobrze jak ja”

To jeden z najczęstszych argumentów przeciwko delegowaniu.

I Anna zwraca uwagę na ważną rzecz.

Często problem nie polega na tym, że druga osoba nie potrafi wykonać zadania.

Problem polega na tym, że Ty nie powiedziałaś dokładnie, jak ma je wykonać.

Masz w głowie sposób działania.

Wiesz:

„Jak to robię, to najpierw robię A, potem B, potem C, a tutaj trzeba uważać na X.”

Tylko że druga osoba tego nie wie.

Nie deleguj zadania. Deleguj instrukcję jego wykonania.

Świetnym przykładem z wystąpienia jest pieczenie muffinek.

Jeżeli powiesz komuś:

„Upiecz muffinki”.

to nie przekazałaś właściwie żadnej procedury.

Możesz mieć w głowie konkretny przepis.

Ale druga osoba go nie zna.

Dlatego potrzebujesz przygotować instrukcję.

Czyli:

co trzeba zrobić,
w jakiej kolejności,
z czego skorzystać,
jakie są ważne szczegóły,
jaki powinien być efekt końcowy.

Tak samo działa to w biznesie.

Jak przygotować zadanie do delegowania?

Załóżmy, że chcesz przekazać komuś publikowanie posta na Instagramie.

Nie wystarczy:

„Przygotuj i opublikuj post”.

Jeżeli chcesz, żeby druga osoba zrobiła to zgodnie z Twoim standardem, opisz proces.

Na przykład:

1. Przygotuj grafikę.

2. Przygotuj tekst.

3. Dodaj odpowiednie hashtagi.

4. Dodaj CTA.

5. Sprawdź zgodność z brandingiem.

6. Zaplanuj publikację w określonym narzędziu.

7. Sprawdź jeszcze raz całość przed publikacją.

I teraz pojawia się kolejny poziom szczegółowości.

Co oznacza:

„Dodaj hashtagi”?

Jeżeli masz konkretne zasady, trzeba je zapisać.

Co oznacza:

„Zgodnie z brandingiem”?

Warto wskazać:

kolory,
fonty,
sposób wykorzystania zdjęć,
styl komunikacji.

Im bardziej powtarzalne jest zadanie, tym bardziej opłaca się stworzyć procedurę.

Procedura może być tekstem albo filmem

Nie musisz pisać wielkiej instrukcji.

Jeżeli zadanie jest wizualne, możesz po prostu:

nagrać ekran.

Pokazać:

„Klikam tutaj → wybieram to → wpisuję to → zapisuję tutaj.”

To często będzie dla współpracownika znacznie bardziej użyteczne niż kilka stron tekstu.

I ważna rzecz:

nie tworzysz procedury po to, żeby utrudnić sobie delegowanie.

Tworzysz ją po to, żeby nie musieć za każdym razem tłumaczyć tego samego od początku.

Delegowanie nie musi być kosztem

Kolejny bardzo ważny argument z wystąpienia Anny:

delegowanie nie musi być kosztem, może być inwestycją.

Wyobraź sobie, że Twoja godzina pracy jest warta 125 zł.

Jeżeli przez 32 godziny tygodniowo zajmujesz się zadaniami spoza swojej głównej specjalizacji, to możesz policzyć, ile kosztuje Cię wykonywanie ich samodzielnie.

W przykładzie Anny daje to 208 000 zł ukrytego kosztu rocznie.

To nie oznacza oczywiście, że każda firma osiągnie dokładnie taki wynik.

To przykład pokazujący mechanizm:

Twojego czasu nie można traktować jako darmowego.

Jeżeli odzyskasz część czasu i przeznaczysz go na pracę, która generuje przychód, sytuacja może wyglądać zupełnie inaczej.

Jak policzyć, czy delegowanie Ci się opłaca?

Zamiast pytać:

„Czy stać mnie na zatrudnienie kogoś?”

zadaj sobie kilka innych pytań.

Ile warta jest moja godzina?

Weź realną stawkę, po której sprzedajesz swoje usługi lub pracę.

Ile czasu tygodniowo zajmuje mi zadanie?

Nie zgaduj.

Zmierz.

Ile kosztowałoby zlecenie tego zadania komuś innemu?

Sprawdź stawki rynkowe.

Co zrobię z odzyskanym czasem?

To jest kluczowe pytanie.

Jeżeli odzyskane pięć godzin przeznaczysz na kolejne pięć godzin administracji, niewiele się zmieni.

Ale jeżeli przeznaczysz je na:

pracę z klientami,
rozwój produktu,
sprzedaż,
strategię,
działania, które generują przychód,

delegowanie może zacząć działać jak inwestycja w rozwój firmy.

Najdroższe zadanie to czasami to, którego nie delegujesz

To bardzo ważna zmiana perspektywy.

Płacąc współpracownikowi, widzisz:

„Wydałam 500 zł.”

Nie widzisz natomiast:

„Odzyskałam 10 godzin mojego czasu.”

Dlatego przy podejmowaniu decyzji o delegowaniu warto patrzeć nie tylko na:

koszt współpracownika

ale również na:

wartość Twojego odzyskanego czasu.

Ale uwaga: nie deleguj byle czego

Anna bardzo mocno podkreśla jeszcze jedną rzecz.

Jeżeli oddasz zadanie niewłaściwej osobie albo przekażesz je bez odpowiedniego przygotowania, możesz stracić podwójnie.

Najpierw:

płacisz komuś za wykonanie zadania.

A później:

poprawiasz jego pracę sama.

Wtedy zamiast odzyskać czas, tracisz go jeszcze więcej.

Dlatego kolejność jest ważna:

wybierz właściwe zadanie → przygotuj procedurę → przekaż → sprawdź → popraw proces.

„Jak deleguję, stracę kontrolę”

To kolejny mit.

Ale warto odwrócić pytanie:

Czy naprawdę masz kontrolę, jeżeli wszystko zależy od Ciebie?

Jeżeli pracujesz:

po nocach,
na ostatnią chwilę,
gasząc kolejne pożary,
pilnując każdego szczegółu,

to fakt, że wszystko robisz sama, niekoniecznie oznacza kontrolę.

Może oznaczać po prostu przeciążenie.

Prawdziwa kontrola wymaga systemu.

Najpierw stwórz strukturę swojej firmy

Nawet jeżeli działasz solo.

To bardzo ciekawy element tego wystąpienia.

Możesz myśleć:

„Przecież jestem sama, więc po co mi struktura organizacyjna?”

A jednak warto ją rozpisać.

Na samej górze jesteś Ty:

Właścicielka

A poniżej możesz mieć np.:

Tworzenie / realizacja usług

Marketing

Sprzedaż

Obsługa klienta

Finanse / księgowość

IT / strona internetowa

To nie oznacza, że masz natychmiast zatrudnić sześć osób.

Oznacza tylko, że zaczynasz widzieć:

jakie funkcje naprawdę istnieją w Twoim biznesie.

A potem rozpisz odpowiedzialności

Dla każdego obszaru odpowiedz:

Za co ta osoba odpowiada?

Jakie zadania wykonuje?

Jakich umiejętności potrzebuje?

Jakich narzędzi używa?

Na przykład osoba odpowiedzialna za marketing może zajmować się:

listą mailingową,
newsletterem,
mediami społecznościowymi,
przygotowaniem grafik,
planowaniem publikacji.

Do tego potrzebuje konkretnych umiejętności i znajomości konkretnych narzędzi.

I właśnie w ten sposób zaczyna powstawać coś bardzo cennego:

opis stanowiska.

Struktura + role + procedury

Anna wskazuje trzy elementy, które pomagają przygotować biznes do delegowania:

1. Struktura

Jakie obszary istnieją w firmie?

2. Role

Za co odpowiada każda osoba?

3. Procedury

Jak dokładnie wykonuje się powtarzalne zadania?

Kiedy masz te trzy rzeczy, delegowanie staje się znacznie prostsze.

Bo nie zaczynasz od:

„Potrzebuję kogoś do pomocy, tylko nie wiem właściwie do czego”.

Możesz powiedzieć:

„Potrzebuję osoby odpowiedzialnej za ten konkretny obszar, z tym zakresem odpowiedzialności i tymi zadaniami”.

Nie zarządzaj zadaniami przez Messenger

To również ważny praktyczny element wystąpienia.

Jeżeli zadania są rozrzucone:

w mailach,
Messengerze,
SMS-ach,
notatkach,
kartkach,
rozmowach,

bardzo szybko zaczynasz tracić orientację.

Dlatego warto mieć jedno miejsce, w którym zarządzasz zadaniami.

Anna rekomenduje Asanę i sama korzysta z niej od lat.

Warto jednak potraktować to jako jej rekomendację z wystąpienia, a nie uniwersalną zasadę, że każda firma musi korzystać właśnie z Asany.

Najważniejsza jest zasada:

zadania powinny mieć jedno uporządkowane miejsce.

Zacznij od jednego zadania

Jeżeli nigdy wcześniej nie delegowałaś, nie próbuj od razu budować całego zespołu.

Wybierz:

jedno zadanie.

Przekaż je.

Zobacz:

co zadziałało,
czego zabrakło w instrukcji,
jakie pytania pojawiły się po stronie współpracownika,
co trzeba poprawić.

Potem deleguj kolejne.

Delegowania również trzeba się nauczyć.

Od delegowania zadań do delegowania odpowiedzialności

To kolejny etap.

Na początku możesz przekazać:

„Wyślij newsletter”.

Potem:

„Zajmij się newsletterem”.

A docelowo:

„Odpowiadasz za marketing.”

To zupełnie inny poziom.

Nie przekazujesz pojedynczych czynności.

Przekazujesz obszar odpowiedzialności.

I właśnie wtedy zaczynasz naprawdę budować firmę, która nie opiera się wyłącznie na Tobie.

Nie musisz przestać być specjalistką

To bardzo ważne szczególnie w biznesie handmade.

Delegowanie nie oznacza:

„Przestaję robić rękodzieło”.

Jeżeli właśnie tworzenie jest Twoją największą wartością, możesz nadal pozostać główną osobą odpowiedzialną za:

produkt.

Ale nie musisz jednocześnie być:

księgową,
administratorką,
specjalistką IT,
social media managerką,
osobą od newslettera,
osobą od obsługi klienta.

Twoim zadaniem jako właścicielki nie jest wykonywanie wszystkich prac w firmie.

Twoim zadaniem jest również decydowanie, które z nich powinny pozostać w Twoich rękach.

Ćwiczenie dla Ciebie

Jeżeli chcesz zacząć delegować, zrób dziś jedną rzecz.

Weź kartkę i wypisz wszystkie zadania z ostatniego tygodnia.

Następnie oznacz je trzema kolorami:

1. Poza moją specjalizacją

2. Nie lubię tego robić

3. Zajmuje mi to dużo czasu

Teraz znajdź zadania oznaczone trzema kolorami.

I wybierz jedno.

Nie pięć.

Nie dziesięć.

Jedno.

Następnie przygotuj do niego procedurę.

Napisz:

jaki ma być efekt,
jakie są kroki,
jakich narzędzi użyć,
jakie są zasady,
czego unikać,
po czym poznasz, że zadanie zostało wykonane prawidłowo.

I dopiero wtedy przekaż je innej osobie.

Delegowanie nie oznacza utraty kontroli

Wręcz przeciwnie.

Dobrze przygotowane delegowanie może sprawić, że zyskujesz kontrolę nad firmą, bo przestajesz być jedynym miejscem, w którym znajduje się cała wiedza.

Zaczynasz budować:

strukturę.

procedury.

role.

odpowiedzialność.

system pracy.

I dzięki temu biznes może rosnąć bez dokładania kolejnych godzin Twojej pracy.

Zostań właścicielką biznesu, a nie jego jedynym pracownikiem

Największa zmiana nie polega więc na tym, że:

„zatrudnię kogoś do pomocy”.

Chodzi o zmianę sposobu myślenia:

„Nie muszę osobiście wykonywać wszystkiego, co jest potrzebne do funkcjonowania mojej firmy.”

Możesz nadal być sercem marki.

Możesz nadal tworzyć.

Możesz nadal mieć kontakt z klientkami.

Ale jednocześnie możesz budować firmę, w której nie każda decyzja i nie każde zadanie musi przejść przez Twoje ręce.

Bo jeśli wszystko zależy od Ciebie, trudno mówić o skalowaniu.

A jeśli zaczynasz budować strukturę, role i procedury, pojawia się przestrzeń na rozwój.

Handmade Business Summit 2023

Ten artykuł powstał na podstawie wystąpienia Anny Papiernik „4 mity na temat delegowania, czyli jak skutecznie skończyć z rolą Zosi Samosi” podczas Handmade Business Summit 2023.

Jeżeli rozwijasz biznes oparty na rękodziele i chcesz przejść od wykonywania wszystkiego samodzielnie do bardziej uporządkowanego modelu biznesowego, zobacz również:

Handmade Business Summit

Biznes handmade , jak zarabiać na rękodziele, kompletny przewodnik

Biblioteka Biznesowa dla Handmade

FAQ

Jak zacząć delegować zadania w małej firmie?

Zacznij od spisania wszystkich zadań, które wykonujesz w ciągu tygodnia. Następnie zaznacz zadania spoza swojej specjalizacji, których nie lubisz oraz te, które zajmują Ci najwięcej czasu. Zadania należące do wszystkich trzech grup są dobrymi kandydatami do pierwszego delegowania.

Co warto delegować w biznesie handmade?

W pierwszej kolejności warto rozważyć zadania spoza głównej specjalizacji właścicielki, których nie lubi wykonywać i które zajmują dużo czasu. Mogą to być np. część działań marketingowych, obsługa klienta, zadania administracyjne, księgowość czy czynności techniczne.

Jak delegować zadania, żeby ktoś wykonał je dobrze?

Przed przekazaniem zadania przygotuj dokładną procedurę: określ oczekiwany rezultat, kolejność działań, potrzebne narzędzia i standard wykonania. W przypadku zadań wykonywanych na komputerze pomocne może być również nagranie ekranu.

Czy delegowanie jest opłacalne w małej firmie?

Może być, szczególnie jeśli odzyskany czas właścicielka przeznacza na działania generujące przychód lub rozwój firmy. Warto porównać własną wartość godzinową, czas poświęcany na zadanie oraz koszt zlecenia go innej osobie.

Jak nie stracić kontroli po delegowaniu?

Pomaga uporządkowanie struktury firmy, odpowiedzialności poszczególnych ról i procedur oraz korzystanie z jednego systemu zarządzania zadaniami. Delegowanie nie powinno oznaczać przekazywania zadań „w ciemno”.